Lĩnh vực khác
Lĩnh vực khác

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

Thứ hai, 16/8/2021, 4:50
Lượt đọc: 1330
  1. I. ĐẶT VẤN ĐỀ: 1. Tầm quan trọng của vấn đề được nghiên cứu: Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt   động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn   thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ  công tác Văn thư có   những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp  ứng yêu cầu của nền cải   cách hành chính.  Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ  cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ  quan  Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,… đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời, công tác Văn thư được xác  định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần  lớn nội dung hoạt động của văn phòng,  ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động  quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt  động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của   cơ  quan, tổ  chức cao hay thấp phụ  thuộc vào một phần của công tác này có   được làm tốt hay không?  2. Những thực trạng liên quan đến vấn đề:  Vì đây là một công tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ  thuật và liên quan   nhiều cán bộ, công chức, viên chức. Làm tốt công tác Văn thư  sẽ  góp phần   giải quyết công việc cơ quan, đơn vị được nhanh chóng, chính xác, năng xuất,   chất lượng, đúng chế  độ, giữ  bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế  được  bệnh quan liêu giấy tờ  và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để  làm những  việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự  phát triển kinh tế  và  bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.  Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua  đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn  thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn   thư  đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các  chuyên môn nghiệp vụ  như  soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ  sơ  hiện hành. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong  hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác lưu trữ ra đời là do  đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ  chức sử  dụng tài liệu. Nhà  nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý  nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản   lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước,  quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm   2/21
  2. thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ  là loại   thông tin có tính dự báo cao,  Đến nay được sự  chỉ  đạo sâu sát của Phòng GD&ĐT quận Long Biên,   sự  quan tâm của Ban Giám hiệu nhà trường và sự  tìm tòi học hỏi, sáng tạo  của bản thân trong thời gian thực hiện nhiệm vụ  được phân công, công tác  văn thư lưu trữ của nhà trường đã có nhiều tiến bộ đáng kể.       3. Lý do chọn đề tài: Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư  lưu trữ  trong nhà  trường, tôi nhận thấy công tác văn thư  là công tác nhằm đảm bảo thông tin  văn bản, phục vụ  hoạt động quản lý, điều hành của cơ  quan, tổ  chức. Nội   dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý  văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;   lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu   trong văn thư.  Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ  chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ  sơ, tài liệu  để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công   tác lưu trữ  bao gồm các việc về  thu thập, bảo quản và tổ  chức sử  dụng tài  liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.  Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan   hệ  chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ  này thể  hiện qua sự  liên tục  trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành  và đưa vào lưu trữ lịch sử. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin,  các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các  tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp   lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.  Trên thực tế  công việc của một cơ  quan được tiến hành nhanh hay  chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ  có làm tốt hay không,  do việc giữ  gìn hồ  sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như  vậy, thực  hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.   Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư  cũng sẽ  góp phần thực hiện tốt   công tác lưu trữ. Cụ  thể  là việc quản lý văn bản và lập hồ  sơ  hiện hành có   ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể  xem  công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.   Nếu hồ  sơ  được lập khoa học sẽ  tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều  kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị  của tài liệu lưu trữ.  Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh  vực, hầu hết các công việc từ  chỉ  đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều  3/21
  3. gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và  tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung.  Do đó, vai trò của công tác văn thư  và lưu trữ  đối với hoạt động của nhà  trường là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau:  ­ Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể  chế  hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của   hệ thống thể chế hành chính.  ­ Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư  và hành  chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả  hoạt động của nền hành  chính nhà nước, của ngành; thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải  cách hành chính.  ­ Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo   vệ  thể  chế  nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân,   góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.  ­ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản  lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.  ­ Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ  chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia.  Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu  trữ  sẽ  góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước  được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà   nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi  cơ  quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về  vị  trí  và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù  hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ  tại cơ  quan, đơn vị  mình đi vào nề  nếp   và   góp   phần   tích   cực   nâng   cao   hiệu   lực,   hiệu   quả   quản   lý   của   nhà   trường.  Qua nhiều năm làm công tác văn thư ­ Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng   kiến kinh nghiệm “Một số  biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả  công tác  văn thư  trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác  văn thư ­ Lưu trữ  ở các trường học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ  được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư ­ Lưu trữ.  4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: Ở  một đơn vị  hành chính sự  nghiệp, dù  ở  lĩnh vực nào thì cũng phải   cần có một bộ  phận văn thư  ­ lưu trữ. Thực tế công tác văn thư  ­ lưu trữ   ở  nhiều đơn vị  chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ  coi đây là công việc đơn  thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác  văn thư­lưu trữ  trong văn phòng các cơ  quan đơn vị. Cán bộ  viên chức văn   4/21
  4. phòng chưa được đào tạo cơ  bản, do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ  chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư ­  lưu trữ.  Thông qua đề  tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân  viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.  5. Mục đích nghiên cứu:   Hiện nay, hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công  tác văn thư  ­ lưu trữ, nhưng vẫn còn một số  nơi chưa thật sự  quan tâm đến  vấn đề  này. Người phụ  trách trực tiếp công việc còn thờ   ơ, không nắm hết   được các kỹ năng để  giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không   cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.  Để  có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ  trách  công tác văn thư cần phải có những kỹ  năng về  xây dựng văn bản, cần nắm  được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể  thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.  Để  phục vụ  tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì  việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ  đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.  Mục đích của đề  tài nhằm giúp nhân viên văn thư  tháo gỡ  những khó khăn  vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức   sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà   trường.  II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: 1. Cơ sở lý luận: Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục   vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn  vị. Công tác văn thư  bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn   bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động  của cơ  quan, đơn vị, quản lý và sử  dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện  các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu  cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ  nhằm thu thập,   bảo quản an toàn và sử  dụng có hiệu quả  tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ  bao gồm những nội dung: Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hiện hành, phân loại   tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ  sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ  chức sử  dụng tài  liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ  ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. Để  có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ  trách  công tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được  5/21
  5. các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức  của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Để phục vụ tốt công  tác  nghiên  cứu,  quản  lý,  giảng  dạy và  học tập  thì  việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những  khó khăn  vướng m ắ c  nêu trên. 2. Cơ sở thực tiễn (thực trạng vấn đề):        a. Đặc điểm tình hình chung   Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt  động quản lý của tất cả các cơ  quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng  văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho  việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.  Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc   giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả  hoạt động của   mỗi cơ  quan, tổ  chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư  đã đạt được   những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ  chức thực  hiện như sau: Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong  hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức   nói riêng, Nhà nước đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để  quản lý,  chỉ đạo công tác này.  Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy  định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ  tài   liệu   lưu   trữ   cơ   quan;   quản   lý   và   sử   dụng   con   dấu   của   cơ   quan… Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức   văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. Tuy nhiên: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư  trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục,  đó là: Văn thư   ở các trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy  định của nhà nước.  ­ Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy  nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư. ­ Thể  thức và kỹ  thuật trình bày văn bản hành chính theo thông tư  01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011 của bộ  nội vụ  vẫn còn lỗi, chưa thống   nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn   khi tiếp nhận và giải quyết văn bản. 6/21
  6. ­ Việc lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện triệt   để, khoa học. ­ Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều   hạn chế và bất cập, chưa đồng nhất. b. Thuận lợi Công tác văn thư­lưu trữ  có đầy đủ  hệ  thống văn bản mang tính pháp  lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư  điện tử  của  Trường.  Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo  quận Long  Biên và Ban giám hiệu nhà trường. Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến  giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ giáo viên   năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức, hoàn thành  nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. Cơ  sở  vật chất đáp  ứng đầy đủ  và kịp thời cho công tác quản lý, dạy   học và các hoạt động khác. c. Khó khăn Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ  chủ  yếu bằng hình thức   thủ công, sắp xếp chưa được đồng nhất hình thức. Số  lượng hồ  sơ  sản sinh ra trong một năm học tương đối lớn nhưng   chưa thống nhất được hình thức lưu giữa việc thực hiện lưu hồ sơ trong công  tác kiểm định chất lượng và việc thực hiện lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số  01/2013/NĐ­CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một   số điều của Luật Lưu trữ.  Chính những vấn đề  chồng chéo, bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải  pháp thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học, hiệu quả để  hoàn thành tốt  nhiệm vụ được giao. 3. Các biện pháp tiến hành: * Biện pháp 1: Công tác vận động tuyên truyền:  Đây là một trong những biện pháp rất quan trọng, giúp Cán Bộ, Giáo   viên, Nhân viên trong nhà trường hiểu rõ, cũng như hiểu đúng về công tác Văn   thư ­ Lưu trữ trong trường học. Bản thân Tôi đã luôn chủ động báo cáo cũng như xin ý kiến chỉ đạo của   Chi bộ, Ban Giám Hiệu nhà trường, tạo điều kiện để Tôi được triển khai nội   dung tuyên truyền kết hợp trong các buổi họp Hội đồng nhà trường. Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác   văn thư, lưu trữ  đến toàn thể  Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường để  nhận thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu  7/21
  7. trữ. Luật Lưu trữ, Nghị  định số  01/2013/NĐ­CP ngày 03/01/2013 của Chính  phủ  quy định chi tiết thi hành một số  điều của Luật Lưu trữ  và các văn bản  quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.  Hình ảnh tuyên truyền, phổ biến văn bản chỉ đạo quy định  về công tác văn thư ­ lưu trữ. Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến các văn bản dưới Luật của Bộ Nội   vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà Nước, Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố, UBND   Quận về công tác văn thư, lưu trữ. Qua đó mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường đã hiểu  và nắm được những nội dung cơ  bản nhất về  công tác Văn thư  ­ Lưu trữ  cũng là nội dung công việc hàng ngày mà bản thân Tôi đang thực hiện. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu   trữ như đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư,  lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại  hình sử  dụng tài liệu một cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị  tài liệu lưu  trữ. Nhà trường cũng xác định được tầm quan trọng của công tác, nên đã kịp  thời đầu tư đầy đủ trang thiết bị phục cho cho công tác văn thư ­ Lưu trữ với  02 máy tính (trong đó 01 máy chỉ để xử  dụng cài đặt các phần mềm quản lý  quan trọng); Bàn làm việc; 04 tủ lưu hồ sơ lưu trữ; Có điều hòa đảm bảo cho  việc bảo quản, lưu giữ hồ sơ không bị ẩm mốc, mối mọt. * Biện pháp 2: Giải quyết chi tiết, cụ thể từng công việc trong công  tác Văn thư ­ Lưu trữ trong trường học: 8/21
  8. Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ  nội dung, chính xác cao để  trình ký. Người làm công tác văn thư  muốn hoàn   thành tốt nhiệm vụ  được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng  yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện   tốt một số nội dung sau:  ­ Thường xuyên học tập nâng cao trình độ  chuyên môn nghiệp vụ, đặc  biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp  thời các văn bản mới nhất phục vụ  chuyên môn nghiệp vụ  lĩnh vực mình   công tác.  ­ Thông tư  số  01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011 của Bộ  Nội vụ  hướng   dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Từ việc đã hiểu và   thực hiện đúng theo Thông tư 01/2011/TT­BNV.  Đối với mỗi văn bản của các bộ phận trong nhà trường được sản sinh ra   đều phải qua bộ phận văn phòng, Tôi đều xem và sửa thể thức, kỹ thuật trình  bày rồi mới in ra ký nháy vào văn bản đó trước khi mang đi trình ký. Chính vì   vậy mà văn bản của nhà trường luôn mang tính thống nhất về nội dung cũng  như hình thức, văn phong văn bản luôn đảm bảo theo hướng dẫn trong Thông   tư 01 của Bộ Nội Vụ. Để  giúp các bộ  phận cũng như  mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân   viên nhà trường cùng nắm được nội dung của Thông tư  này để  cùng thực  hiện cho đồng nhất. Bản thân Tôi cũng đã xin ý kiến chỉ  đạo của Ban Giám  Hiệu   nhà   trường   cho   phép   được   tuyên   truyền   rộng   hơn   tới   toàn   thể   nhà  trường, với mục đích để  mỗi bộ phận đều nắm được kỹ  thuật trình bày văn  bản theo Thông tư hướng dẫn mới nhất, sẽ không còn tình trạng văn bản sai   thể thức cũng như kỹ thuật hình thành trong nhà trường. 9/21
  9. Hình ảnh triển khai tập huấn về kỹ thuật trình bày văn bản theo  Thông tư 01/2011/TT­BNV. ­ Luôn tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ  thông tin về  mọi hoạt động của nhà   trường, nhất là về lĩnh vực mình phụ  trách để  thuận lợi trong soạn thảo văn  bản.  ­ Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong   công tác tham mưu với cấp trên.  ­ Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên   trách trong mọi hoạt động của nhà trường.  ­ Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức.   Tổ chức quản lý công văn đến. Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn   vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ  lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày văn thư  vào hộp thư  lấy văn bản về  đưa vào thư  mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để  lưu trữ  sau đó in ra vào sổ  theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng   thời thư mục này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ  phận  có thể  vào thư  mục này và lấy văn bản về  thực hiện công việc.  Đây  là  phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm   được giấy cho đơn vị.  10/21
  10. Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận và đăng ký  vào sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (Nơi gửi công   văn). Kiểm tra sơ  bộ  có phải đúng công văn gửi cho đơn vị  mình không và  phân loại hồ sơ, (ghi vào sổ).  Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng   trong thư mục chứa văn bản đã nhận. ­ Muốn tìm một văn bản, ta mở File “So van ban den”, trong file đã để  đường dẫn văn bản lúc này ta chỉ việc nhấn phím Ctrl + nháy vào liên kết để  mở  file văn bản cần tìm và có thể  in  ấn khi cần thiết để  phục vụ  nhu cầu  khai thác, sử dụng. Đây là biện pháp cơ bản đã và đang thực thực hiện trong   thời gian qua, góp phần nâng cao hiệu quả  công tác văn phòng nói chung và  công tác văn thư lưu trữ nói riêng. Công văn đến có thể  chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công   việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó, đóng dấu đến và ghi vào sổ  công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận   văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được   dễ dàng).  Từ đó lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo những nội dung sau: ­ Lưu trữ và sử dụng hồ sơ theo tên. + Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác, bên trong sắp xếp   các kí hiệu theo ngày gần nhất đến xa nhất, nếu phát sinh liên tục chia từng  giai đoạn. ­ Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề. + Tên chủ  đề  cần đặt cụ  thể  không chung chung (Có thể  tạo lập trên   máy). ­ Lưu trữ hồ sơ theo địa danh. + Cần thuyết lập hồ sơ giống như chủ đề cần có cách tra cứu theo tên,  chủ đề để dễ truy tìm. ­ Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số. + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần. ­ Lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo thời gian. + Phương pháp này dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm nó mang  lại bảo mật nào đó. Sau đó vào sổ công văn đến. 11/21
  11. Thực tế  thì mỗi hằng năm, phòng Nội Vụ  Quận có tổ  chức tập huấn   về công tác văn thư ­ lưu trữ, qua đó mỗi một lần tập huấn là một lần đúc rút   được một số kinh nghiệm, quan trọng là phù hợp với từng đơn vị thực hiện. Đối với các đơn vị  trường học thường thì số  lượng văn bản đến là   không nhiều nên có thể chọn hình thức lưu theo tháng là hợp lý và dễ  tả  tìm  nhất. Vậy nên Tôi luôn áp dụng lưu theo hình thức này. Tôi mở bìa hồ sơ theo từng tháng, với mỗi văn bản đến được in ra, tôi  sẽ  đóng dấu đến, vào sổ  và lưu vào bìa hồ  sơ  của tháng đó, đến ngày cuối  cùng của tháng sẽ được khép hồ sơ và mở hồ sơ cho tháng tiếp theo. Tương  ứng với việc đó, sẽ  hình thành một hộp lưu giữ  văn bản đến  gồm: 01 quyển văn bản đến theo quy định và bìa kẹp văn bản đến đã được   vào sổ lưu từ tháng 01 đến tháng 12 của năm đó. Hình ảnh Hồ sơ lưu văn bản đến của  nhà trường.  Tổ chức giải quyết công văn đi. Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, công văn đề  nghị, Tờ  trình, Quyết định… được nhà trường phát hành ra trong quá trình   thực hiện chức năng, nhiệm vụ  của mình và được gửi đến các cơ  quan đơn  vị, cá nhân trong và ngoài cơ  quan. Bởi vậy mà Tôi đã thực hiện cơ  bản các  yêu cầu về việc quản lý văn bản đi theo đúng quy định. Cũng như  cách quản lý văn bản đến, thì văn bản đi Tôi cũng đã hình   thành 1 hộp lưu giữ văn bản đi, bên trong gồm có: Sổ  đăng ký văn bản đi và  các bìa kẹp từng loại văn bản đi được chia cụ thể thành từng loại Báo cáo, kế  hoạch, Quyết định, Tờ trình, Công văn, Thông báo….. khác nhau, phục vụ cho   việc lưu trữ cũng như tr tìm rất thuận tiện và khoa học. 12/21
  12. Hình ảnh Hồ sơ lưu văn bản đi của nhà trường. Các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 3 bản: 1 bản gửi đi, 1   bản để  lưu công văn đi, 1 bản lưu vào kẹp hồ  sơ  theo Chuẩn Quốc gia quy   định và đánh số  theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ ngày   tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được  ghi vào sổ công văn đi trước khi phát hành. Những công văn trước khi ký và gửi đi đều được kiểm tra kỹ  về  mặt   thể thức và thủ tục. Các văn bản của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua  bộ  phận văn thư  để  đăng ký vào sổ  công văn đi và xếp vào hồ  sơ  lưu công  văn đi. Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn  thư  cũng phải vào sổ  chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể  qua  hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng.  Ngoài ra, trong cơ  quan còn một số  giấy tờ  khác như: Giấy đi đường,  giấy giới thiệu, giấy xác nhận… đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời  phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi.      Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học. Công tác bảo quản tốt hồ  sơ  và lưu trữ  văn bản trong trường học là  một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận  trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học. Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu   quản lý: Năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm   không tốt công tác văn bản sẽ  hạn chế  đến kết quả  hoạt động quản lý, làm  giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ  quan, tổ  chức, ảnh hưởng đến chất  lượng và hiệu quả  công tác của cơ  quan, tổ  chức và bộ  máy Nhà nước nói  chung và trường học nói riêng.  13/21
  13. Bởi vậy bản thân Tôi luôn xác định rõ tầm quan trọng và thực hiện theo   đúng quy định hiện hành của nhà nước. Hằng năm, sau khi kết thúc năm, thu   hồ sơ của các bộ phận về phân loại, rà soát rồi biên mục nộp lưu vào lưu trữ  nhà trường và gói hồ sơ của năm trước là Tôi lại căn cứ số lượng hồ sơ phát  hành ra trong 1 năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau. Số lượng bìa   hồ sơ công việc cũng được căn cứ vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho   các bộ  phận thực hiện việc lưu hồ  sơ  theo đúng đầu việc cũng như  mảng  công việc được phân công. Cứ  như  vậy kết thúc năm, các bộ  phận sẽ  phải  nộp lưu vào lưu trữ  nhà trường, sau đó Tôi sẽ  căn cứ  vào Danh mục hồ  sơ  đầu năm mình đã xây dựng để thu và phân loại hồ sơ, biên mục hồ sơ  trước  khi đưa vào lưu trữ. Chính vì việc xây dựng được Danh mục công việc hằng năm mà nhà  trường sẽ  không có tình trạng bỏ  sót công việc, cũng như  hồ  sơ  lưu lại các   mặt hoạt động trong một năm. Giúp cho Hiệu trưởng quản lý thuận tiện hơn,   việc thực hiện theo Kế hoạch năm học sẽ  được xuyên xuốt và việc quản lý  hồ  sơ  của nhà trường sẽ được chặt chẽ hơn rất nhiều so với trước kia chưa   thực hiện việc lập Danh mục hồ sơ. Việc tra cứu và khai thác được dễ  ràng  hơn, khoa học hơn. Sẽ  không còn tình trạng hồ  sơ  bị  bó gói, không rõ nội dung như  trước   kia. Hình ảnh hồ sơ chưa được phân loại, xác định giá trị theo Danh mục. ­ Quy định mở  sổ  theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ  ngày 01/01 đến   hết 31/12 của năm tài chính. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu  từ ngày 01/01, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. ­ Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ  trình, báo cáo, quyết   định, … theo thứ tự thời gian, dùng bìa hồ sơ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi,  đựng vào hộp hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục. ­ Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập hồ sơ có bài kẹp thể hiện rõ  nội dung và nơi phát hành sồ  sơ  đó, được phân loại theo mảng hoạt động,  14/21
  14. mục lục hồ  sơ, biên mục từng loại và đưa vào lưu trữ  từng nội dung cũng  như thành phần hồ sơ, được lưu trữ rất ngăn nắp, khao học ở tủ lưu trữ của   nhà trường. Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau khi được phân loại và nộp lưu theo quy định. 15/21
  15. Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau khi được phân loại và nộp lưu theo quy định. 16/21
  16. Hình ảnh tủ hồ sơ lưu trữ sau khi được phân loại và nộp lưu theo quy định. Quản lý hồ sơ học sinh, sổ đăng bộ: Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết   sức quan trọng để  tra cứu và thống kê Phổ  cập giáo dục chính xác. Để  quản   lý tốt học bạ nhất thiết phải có: ­ Sổ  đăng bộ  học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo   dục).   Trình tự quản lý và theo dõi: ­ Sổ đăng bộ: + Sau khi hồ sơ tuyển sinh xong và được phân bổ theo lớp. Văn thư tập  hợp danh sách của các lớp, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi vào sổ đăng   bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ  thông tin (theo mẫu quy   định). + Mỗi năm học cần bổ  sung hồ  sơ  học sinh như: lên lớp,  ở  lại lớp,  chuyển đi, chuyển đến, bỏ học. 17/21
  17. + Ghi kết thúc mỗi năm học số  lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi,  chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.  Hồ sơ cán bộ, công chức ­ viên chức: ­ Thực hiện sắp xếp thành phần hố  sơ  cán bộ, công chức theo đúng  Quyết Định số  06/2007/QĐ­BNV ngày 18/06/2007 của Bộ  Nội Vụ  về  việc   Ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán  bộ, công chức. Quyết định số  14/2006/QĐ­BNV, ngày 06 tháng 11 năm 2016,  về việc ban hành quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức của Bộ Nội Vụ. Xác định được tầm quan trọng của từng thành phần hồ sơ với mỗi cán   bộ, viên chức trong nhà trường. Tôi đã cập nhật kịp thời, chủ  động đề  xuất   với ban Giám hiệu đầu tư toàn bộ hệ thống hồ sơ theo mẫu QĐ 06/2007/QĐ­ BNV với đầy đủ  thành phần hồ  sơ  theo quy định. Sau khi nghiên cứu kỹ  và  chi tiết, Tôi đã tổ chức hướng dẫn viên chức khai lý lịch theo Hồ sơ mới. Hình ảnh triển khai hồ sơ viên chức theo QĐ 06/2007/QĐ­BNV. 18/21
  18. Hình ảnh hướng dẫn viên chức khai lý lịch theo yêu cầu của hồ sơ mới. ­ Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng   minh.  ­ Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công   chức cần thực hiện theo Quyết định số  06/2007/QĐ­BNV của Bộ  Nội Vụ  ngày 18/06/2007 về  việc Ban hành thành phần hồ  sơ  cán bộ, công chức và  biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. ­ Sắp xếp các hồ  sơ  theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ  tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ. Quản lý sử dụng con dấu. ­ Việc quản lý và sử  dụng con dấu trong công tác văn thư  được thực  hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. ­ Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.  ­ Cán bộ  văn thư   được giao giữ  con dấu có  trách nhiệm thực hiện  những quy định sau:   19/21
  19. ­ Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử  dụng khi chưa   được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. ­ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị. ­ Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau   khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ,  hoặc đóng dấu trước khi ký.       III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC: Qua một thời gian làm công tác văn thư, nhờ đưa ra một số giải pháp và  cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau: ­ Thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp  ứng được các yêu cầu  của nhà trường cũng như của cấp trên đề ra. ­ Hồ  sơ, văn bản được cập nhật kịp thời, lưu trữ  cẩn thận, sắp xếp   khoa học, ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần   thiết. ­ Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, đẹp mắt. 20/21

 

Tin cùng chuyên mục

“Một số biện pháp chỉ đạo giáo viên, nhân viên xây dựng trường học an toàn, phòng, chống tai nạn thương tích cho trẻ trong trường mầm non

25/8/2021 9:37

Một số giải pháp nâng cao hoạt động công tác nữ công cho Hội viên Chi Hội Phụ Nữ trường MN

16/8/2021 4:49

Sáng kiến kinh nghiệm trẻ mẫu giáo làm quen tiếng anh qua những mẫu truyện.

16/8/2021 4:30

một số kinh nghiệm thực hiện tốt phong trào xây dựng trường học hạnh phúc

14/8/2021 12:27

Một số biện pháp giúp trẻ tiếp cận phương tiện công nghệ và ứng dụng phương tiện công nghệ trong giảng dạy nhằm giúp trẻ hứng thú trong học tập

10/8/2021 12:46

Một vài kinh nghiệm giúp trẻ cảm thụ văn học ở trường mầm non

10/8/2021 1:18

Một số biện pháp cải tạo nâng cấp các khu vui chơi ngoài trời ở sân trường để giúp trẻ có điều kiện tốt hơn khi hoạt động ngoài trời và khám phá thiên nhiên

10/8/2021 1:6

Chủ quản:ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG VIỆT HƯNG

Địa chỉ:Khu đô thị Việt Hưng, phường Việt Hưng, Hà Nội

Điện thoại:(043)8724033, Fax: 38724618

Email:ubnd_longbien@hanoi.gov.vn

  

TRƯỜNG MẦM NON VIỆT HƯNG

Địa chỉ:Phố Lệ Mật, tổ 4, Phường Việt Hưng, TP. Hà Nội
Chịu trách nhiệm nội dung: Hiệu Trưởng- Đặng Thị Thanh Xuân
Liên hệ: SĐT 024.62570003 Email: mnviethung@longbien.edu.vn

Tập đoàn công nghệ Quảng Ích